Обязательный экземпляр. Взаимодействие с издателями

В. В. Николенко -
Начальник отдела контроля ОЭ

Комплектование библиотек обязательным экземпляром

Прежде всего, что такое «Обязательный экземпляр»?

Согласно закону «обязательный бесплатный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации (в данном случае РКП) в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом (комплект состоит из 3-16 экземпляров)». 

Закон об обязательном экземпляре документов, наряду с Указом президента о Российской книжной палате является основным документом, определяющим и регламентирующим ее деятельность. РКП осуществляет сбор, хранение и распределение ОЭ по библиотекам-получателям, составление библиографического описания изданий, статистики и подготовку книжной летописи, а также обязана контролировать полноту и оперативность поставки ОЭ.

Полный комплект ОЭ включает следующие виды изданий:

16 обязательных бесплатных экземпляров книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий на русском языке;

7 обязательных бесплатных экземпляров изоизданий, нотных изданий, географических карт и атласов на русском языке;

9 обязательных бесплатных экземпляров центральных газет и газет субъектов РФ на русском языке;

3 обязательных бесплатных экземпляра многотиражных газет муниципальных образований и рекламных изданий на русском языке;

4 обязательных бесплатных экземпляра книг и брошюр, журналов, продолжающихся изданий, изоизданий, географических карт и атласов на языках народов РФ (за исключением русского) и на иностранных языках;

3 обязательных бесплатных экземпляра газет на языках народов РФ (за исключением русского) и на иностранных языках;

4 обязательных бесплатных экземпляра текстовых листовых изданий;

9 обязательных бесплатных экземпляров авторефератов диссертаций и диссертаций в виде научных докладов;

10 обязательных бесплатных экземпляров стандартов;

1 обязательный бесплатный экземпляр изданий, выпущенных заводами или дополнительными тиражами;

10 обязательных бесплатных экземпляров бумажной версии изданий, содержащих идентичную информацию, зафиксированную на носителях разного типа;

3 обязательных бесплатных экземпляра аудиовизуальной продукции.

Можно рассматривать поставку обязательного экземпляра как шанс оставить след в истории культуры и участие в сохранении культурного наследия нашей страны. А также предоставление возможности читателям ознакомиться с продукцией Российских издательств - 15 из 16 обязательных экземпляров находят своего читателя в федеральных библиотеках.

16-й экз. после описания, рассылки комплекта и снятия статистических показателей сохраняется навсегда. В настоящее время в национальном хранилище, в Можайске уже хранится примерно 83 млн. единиц хранения, которые ни при каких обстоятельствах не выдаются на руки, а используются как «золотой фонд» Российской культуры. Книжная Палата бережно сохраняет культурное наследие России.

Механизм контроля за исполнением Закона 77-ФЗ

Для осуществления надлежащего контроля Российской книжной палатой в 1935 году были введены отчеты: списки выпущенных книг, которые ежемесячно доставлялись в РКП. Позднее Росстатом были разработаны и внедрены постановлением № 162 от 31.12.04 типовые таблицы статистического отчета по форме 1-И и 1-И(СМИ), обязательного для заполнения издателям и издающим организациям. Они включают в себя следующие данные о книге: ISBN, Автор, Название, Типография, № тип. заказа, тираж, себестоимость. Также в отдельном разделе указываются сведения о дополнительных тиражах к ранее выпущенным изданиям.

Они и по настоящее время являются основным рабочим инструментом отдела контроля.

Для повышения эффективности работы с формами 1-И специалистами РКП в конце 2005 – начале 2006 гг. было разработано программное обеспечение для автоматической обработки электронной формы 1-И (ее можно скачать на нашем сайте www.bookchamber.ru, в разделе «Издателям»).

В течение 2006 года издатели знакомились с новым процессом, он обкатывался и отлаживался, накапливалась статистика и опыт его использования. А в 2007 году алгоритм с успехом заработал в полную силу. В настоящее время статистические отчеты присылают более 3000 изд-в в которые входят 100 лидеров книгоиздания России.

Алгоритм работы с издателями с использованием формы 1-И

Работа с издателями происходит следующим образом: по e-mail издатель присылает в РКП  электронную форму статистического отчета (который при этом остается официальным документом, и искажение данных, в него включенных влечет за собой административную ответственность). После обработки, которая занимает несколько минут (в зависимости от объема отчета), издатель получает список книг, не зарегистрированных в РКП. Также, по мере накопления статистики непоставки, РКП информирует об этом типографии, у которых кол-во недостающих книг является максимальным.

Как правило, издатели и полиграфисты приветствуют возможность оперативного получения такой информации. Раннее оповещение о недосыле позволяет издательствам своевременно отреагировать и восполнить недостачу, пока книга еще есть в наличии.

В середине  2007 года, после реорганизации отдела контроля РКП, в работу вошел метод курирования, который позволил сотрудникам отдела наладить еще более эффективный диалог с издателями.

Основной метод работы Книжной палаты с издателями – ЛИЧНЫЙ, КОНТАКТ!

В идеале у каждого издательства должен быть хорошо знакомый, человек в отделе контроля Книжной палаты, который в любой момент может квалифицированно ответить на вопросы издателей вообще и в частности объяснить, как правильно осуществить рассылку ОЭ, как оформлять издания и какая сложилась ситуация на данный момент времени по доставке изданий в книжную палату конкретным издательством. К нам всегда можно обратиться за советом и помощью, мы всегда предоставляем нормативные документы необходимые для корректного ведения издательской деятельности.

Пути устранения недопоставки

 Деятельность РКП, направленная на увеличение числа ОЭ

Нами используются и другие источники информации об издательствах и выходящих книгах: Букс-ин-Принт (собственный проект РКП), информация от библиотек и книготоргов, рекламная информация во всех средствах массовой информации. Также, каждый издатель, попадающий в РКП, информируется о процедуре предоставления стат. формы 1-И и снабжается необходимыми документами.

Также  регионы  информируют Книжную палату о местном обязательном экземпляре. С этими регионами мы совершаем информационно-книжный обмен отсылая в их адрес книги и брошюры из обменного фонда.

Что может сделать издатель?

Дело в том, что при ненадлежащем исполнении Закона о ОЭ (в случае недосыла изданий), ответственность несут совместно и издатель и типография. По этому, издатель заинтересованный в соблюдении закона может обезопасить себя от неожиданностей, предпочитая сотрудничать с известными типографиями, заработавшими крепкую репутацию в среде книгоиздателей. А начиная работу с типографией еще не зарекомендовавшей себя в наших кругах, необходимо внимательно составлять договора и, и это совершенно необходимо, сообщить полигаф.предприятию о необходимости рассылки изданий, а также о правилах регламентирующих эту деятельность. А также нужно помнить о необходимости сделать рассылку самим издателям если печать осуществлялась за рубежом.

 Регулярное сотрудничество с РКП, в том числе присылка стат. формы 1-И, а так же регулярное посещение официального сайта Российской книжной палаты, где мы постарались в удобной и доступной форме выложить разнообразную профильную информацию, помогает уважаемым  издателям избежать многих ошибок в их профессиональной деятельности.

Ошибки у всех  издателей и полиграф.предприятий одинаковые. 

1. Предприятия исходят из того, что  если книга с этим названием уже печаталась, то все остальное доп. тираж и делают рассылку по одному экземпляру, а ГОСТ  Р 7.03-2006 дает четкое определение, что такое новое издание, что такое Доп. тираж. Полиграфические предприятия должны руководствоваться только официальными документами определяющими издательскую деятельность. Т.е. изменение года издания, изменение нумерации переизданий, например  2-е и последующие, указание на то, что издание исправленное или переработанное  сообщает, что это новое издание и необходима полная рассылка данной книги или брошюры.

2. Неправильное оформление выходных данных.

В последнее время участились случаи, когда отдельные издатели (среди них и крупные) указывают на книгах несколько групп выходных сведений, выпуская под разными обложками одну и ту же книгу, иногда даже с разными названиями. Это недопустимо и  делается с целью  обмана потребителя. Выходные сведения это паспорт издания, позволяющий идентифицировать его в потоке документов. А в свете работы Единого Отраслевого Товарного реестра книжной продукции эта проблема становится еще актуальнее, т.к. подобные нарушения затрудняют и замедляют библиографическое описание книги, неизбежно происходит путаница и книга может быть представлена в разных источниках по-разному или не представлена вообще.

Поэтому призываю издателей следовать рекомендациям книжных ГОСТов, они разрабатывались специально для того, чтобы облегчить нам с вами жизнь. Это в ваших интересах.

Только взаимопонимание и общий положительный настрой могут принести плоды и, в конечном итоге, привлечь читателя в библиотеки и книжные магазины, открыть новых интересных авторов и поднять общий культурный уровень нации.

В заключении этой части доклада хочу поблагодарить наших коллег ответственно подходящих к вопросам оформления изданий и тщательно отслеживающих доставку обязательного экземпляра в РКП.